Pengelolaan data merupakan salah satu aspek terpenting bagi perusahaan, individu maupun organisasi. Kalau dulu, masih banyak yang mengalami kesulitan untuk mengelola data dengan baik dan benar karena belum banyak platform yang bisa digunakan untuk mengelola data.
Tapi sekarang sudah lebih mudah karena ada platform pengelolaan data yang praktis digunakan, seperti Jatis Mobile. Individu maupun perusahaan yang ingin menggunakan platform tersebut sebaiknya pelajari terlebih dahulu tata cara penggunaannya dengan membaca ulasan singkat di bawah ini.
Fitur-fitur yang Dimiliki Jatis Mobile
Sebelum mempelajari cara penggunaan platform ini, pengguna harus tahu terlebih dahulu pengertian platform ini berikut dengan fitur-fitur yang dimilikinya.
Platform ini merupakan platform berbasis mobile yang dibuat PT Jatis Indonesia untuk memudahkan pengguna dalam mengelola data secara terintegrasi dan real time. Untuk fitur yang tersedia di platform ini cukup lengkap, berikut ini beberapa contoh fitur-fiturnya.
Data Collection (Pengumpulan Data)
Fitur pengumpulan data dapat digunakan pengguna untuk mengumpulkan data atau informasi dari berbagai macam sumber secara manual maupun secara otomatis. Data-data yang akan dimasukkan ke dalam platform bisa dikumpulkan menggunakan scan barcode, formulir digital atau GPS.
Data Storage (Penyimpanan Data)
Pengguna yang ingin menyimpan data bisa memanfaatkan fitur data storage. Data-data yang disimpan sangat aman dan sangat mudah diakses karena semua data akan disimpan di cloud. Pengguna yang ingin mengakses data bisa mengaksesnya menggunakan perangkat smartphone di mana saja dan kapan saja.
Data Visualization (Visualisasi Data)
Fitur ini menyediakan dashboard yang sangat interaktif berisikan data-data yang disajikan dalam bentuk tabel, peta dan grafik. Bentuk data yang bervariasi ini akan memudahkan pengguna dalam menganalisis data serta mengambil keputusan.
Reporting & Export
Fitur ini mempermudah pengguna dalam membuat laporan lengkap. Selain itu, fitur ini juga bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan ekspor data ke berbagai macam format, seperti Excel dan PDF.
User Management (Manajemen Pengguna)
Fitur ini dapat mempermudah proses pengaturan hak akses sesuai level pengguna. Jadi pengguna bisa menentukan sendiri siapa saja yang berhak mengakses data sekaligus menentukan level-level pengguna.
Offline Model
Platform ini juga memiliki fitur offline mode yang dapat digunakan pengguna ketika ingin bekerja secara offline.
Integrasi Data
Fitur integrasi data dapat mendukung integrasi dengan sistem-sistem lain, seperti CTM, database eksternal dan ERP.
Cara Mengelola Data Menggunakan Jatis Mobile
Mengelola data dengan memanfaatkan platform besar seperti platform ini memerlukan ketelitian dan strategi yang tepat supaya pengelolaan data dapat berjalan dengan lancar. Untuk yang belum pernah menggunakan platform ini sebaiknya pelajari tata cara penggunaannya berikut ini.
Mempersiapkan Data
Sebelum menggunakan platform, pengguna harus melakukan persiapan serta perencanaan terlebih dahulu. Pengguna harus menentukan jenis data yang ingin dikelola di Jatis Mobile. Setelah itu, tinggal mengumpulkan data menggunakan metode yang paling dikuasai, bisa menggunakan formulir atau scan barcode.
Setelah data dikumpulkan, tentukan tujuan pengelolaan data, apakah untuk kebutuhan inventaris atau untuk laporan keuangan. Selanjutnya, pengguna harus menentukan siapa saja yang bisa menggunakan platform ini dan seberapa tinggi tingkat akses yang akan diberikan.
Pengelolaan Data
Setelah platform sudah siap digunakan, pengguna tinggal menginput data yang akan dikelola, contohnya data produk, pelanggan, jadwal kerja atau stok barang. Pastikan data-data yang dimasukkan sudah lengkap dan akurat.
Setelah semua data sudah dimasukkan, pengguna tinggal mengelolanya dengan memanfaatkan fitur-fitur yang ada di platform. Setelah selesai, jangan lupa melakukan backup data secara berkala untuk meminimalisir kerugian akibat kehilangan data. Selain itu, aktifkan juga fitur keamanan di platform agar data yang tersimpan di platform terhindar dari pencurian.
Lakukan Pemantauan dan Pengawasan
Setelah data sudah dikelola, pengguna harus melakukan pemantauan secara rutin. Pemantauan ini perlu dilakukan agar bisa mengetahui ada kesalahan input data atau tidak. Agar lebih mudah dalam melakukan pemantauan sebaiknya manfaatkan fitur analitik dan laporan. Fitur ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi tren, performa bisnis dan juga membuat strategi bisnis berbasis data.
Tips Mengoptimalkan Mengelola Data Menggunakan Jatis Mobile
Meskipun mengelola data menggunakan platform yang bagus tapi terkadang ada saja kesalahan yang dilakukan yang nantinya menyebabkan pengelolaan data menjadi berantakan. Agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan sebaiknya dalam mengelola data ikuti tips berikut ini.
Konsisten dalam Input Data
Saat menginput data sebaiknya lakukan secara konsisten, gunakan format yang sama ketika memasukkan data, seperti penulisan tanggal, kode produk dan nama produk. Dengan konsisten dalam memasukkan data nantinya pengguna akan lebih mudah saat menganalisis data.
Selain itu, pengguna juga harus melakukan pengecekan data secara rutin untuk memastikan data-data yang sudah di input tidak di duplikat dan tidak akurat.
Gunakan Fitur Otomatisasi
Platform ini sudah menyediakan fitur otomasi yang akan meringankan pekerjaan pengguna. Semua fitur otomasi yang tersedia wajib digunakan, contohnya fitur pengingat dan notifikasi. Fitur ini dapat mengingatkan pengguna mengenai tugas yang belum dan sudah selesai, misalnya tugas membuat laporan.
Selain fitur tersebut, gunakan juga fitur laporan otomatis yang bisa mengirim laporan secara otomatis ke email atau pengguna lain secara rutin.
Jaga Keamanan Data
Keamanan data harus ditingkatkan setiap waktu agar data-data yang ada di platform tetap terjaga dan terlindungi dari pencurian data. Untuk membuat keamanan data tetap bagus, pengguna harus mengaktifkan fitur keamanan, seperti fitur autentikasi dua faktor dan fitur enkripsi. Selain itu, pengguna juga harus mengatur hak akses platform agar tidak sembarang orang bisa menggunakan Jatis Mobile.